Wie lässt sich die AV-Technik für eine Konferenz mit mehr als 1.400 Teilnehmern und 160 Rednern sicherstellen?
Das Eurofi Financial Forum Dublin 2026 zählt zu den bedeutendsten Treffen des europäischen Finanzsektors. Drei Tage lang trafen sich in Dublin mehr als 1.400 Teilnehmer und 160 Redner, darunter Vertreter europäischer Institutionen, Zentralbanken, Aufsichtsbehörden, Investoren und Finanzorganisationen. Das Forum fand in Zusammenarbeit mit der irischen Ratspräsidentschaft der Europäischen Union statt und umfasste Dutzende von Fachdiskussionen, die gleichzeitig in mehreren Konferenzräumen stattfanden. Bei einer solchen Veranstaltung reicht es nicht aus, lediglich die Konferenztechnik bereitzustellen. Eine zentrale Anforderung war es, eine einheitliche technische Umsetzung in allen drei Konferenzsälen zu gewährleisten, den reibungslosen Ablauf der parallelen Programme zu unterstützen und eine einheitliche visuelle Gestaltung der Veranstaltung zu schaffen.
Wie lässt sich die technische Umsetzung einer Konferenz mit mehr als 1.400 Teilnehmern und 160 Referenten sicherstellen?
Als Partner für die AV-Produktion von Konferenzen und Kongressen in Europa haben wir regelmäßig mit Projekten zu tun, bei denen nicht die Technologie selbst, sondern die Koordination mehrerer paralleler Programme die größte Herausforderung darstellt. Bei der Eurofi Dublin haben wir die technische Produktion von drei Konferenzsälen übernommen und ein einheitliches visuelles System zur Orientierung der Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung geschaffen. Von den ersten Entwürfen an haben wir mit Raumsimulationen, Bühnenbildgestaltung und Teilnehmerabläufen gearbeitet, damit jeder Saal den Inhalt unterstreicht und die Aufmerksamkeit nicht von den Rednern ablenkt.
Wir haben die Konferenzräume als Teil eines einheitlichen visuellen und produktionstechnischen Konzepts gestaltet. Die Teilnehmer konnten sich drei Tage lang zwischen den einzelnen Diskussionen bewegen, ohne das Gefühl zu haben, an unterschiedlichen Veranstaltungen teilzunehmen. Die Einheitlichkeit der Räumlichkeiten stärkte das Vertrauen in die Marke Eurofi und schuf die Voraussetzungen für einen effektiven Wissensaustausch zwischen den Teilnehmern.
Eine der häufigsten Fragen, die uns bei internationalen Konferenzen und Kongressen gestellt wird, lautet:
Wie viele Techniker benötigen Sie für die Konferenz?
Wie lässt sich die technische Umsetzung einer Konferenz in mehreren Sälen sicherstellen?
Bei Veranstaltungen mit einem parallelen Programm in mehreren Räumen empfehlen wir, mindestens Folgendes einzuplanen:
– 3 Techniker für jeden Konferenzsaal,
– 1 Projektmanager, der für die Koordination der AV-Produktion zuständig ist,
– 2 Techniker, die bereit sind, die Räume laufend umzugestalten, das Foyer anzupassen und auf unvorhergesehene Änderungen während der Veranstaltung zu reagieren.
Teil des Projekts war auch ein dritter Konferenzsaal, der die Möglichkeiten für ein Parallelprogramm erweiterte und es dem Veranstalter ermöglichte, mehr Raum für Fachdiskussionen zu schaffen. Bei der Planung legten wir Wert darauf, dass alle drei Räume unabhängig von ihrer Größe oder dem Programmformat als Teil einer einzigen Veranstaltung wirken. Jeder Raum verfügte über ein eigenes technisches Team, während der Projektmanager die Anforderungen des Veranstalters, den Zeitplan der einzelnen Diskussionen und programmbedingte Änderungen koordinierte. Eine dieser Änderungen war die Umgestaltung des Konferenzteils in einen Galaabend, den wir bis 90 Minuten. Gerade diese Arbeitsweise ermöglicht es, den Stress des Veranstalters zu vermeiden und auch in einem Umfeld, in dem täglich Dutzende von Podiumsdiskussionen stattfinden und Hunderte von Teilnehmern anwesend sind, für Ruhe zu sorgen.
Wie kennzeichnet man die Räume bei einer Konferenz?
Wie kann man Hunderte von Konferenzteilnehmern leiten?
Neben den Konferenzräumen haben wir auch ein System aus LED-Bannern eingerichtet, die als Informations- und Orientierungselemente dienten. Die Beschilderung der Räume, Partnerbereiche, Mitgliederbereiche, des Registrierungsbereichs und des Foyers schuf eine einheitliche visuelle Sprache für die gesamte Veranstaltung und half den Teilnehmern, sich auf natürliche Weise im Raum zurechtzufinden. Bei internationalen Konferenzen wird das Wegeleitsystem oft unterschätzt. Bei Veranstaltungen mit mehreren Sälen und Hunderten von Teilnehmern hat die korrekte Beschilderung der Räume jedoch einen erheblichen Einfluss auf das Gesamterlebnis der Teilnehmer. LED-Banner ermöglichen es, Inhalte in Echtzeit zu ändern und gleichzeitig eine einheitliche visuelle Sprache der Konferenz beizubehalten.
Was ist bei der technischen Umsetzung einer Konferenz in mehreren Sälen wichtig?
Bei Veranstaltungen mit mehr als 1.400 Teilnehmern und 160 Rednern spielt es keine Rolle, welche Technik zum Einsatz kommt. Entscheidend ist, ob sich die Teilnehmer problemlos zurechtfinden, ob die Diskussionen pünktlich beginnen und ob sich der Veranstalter auf den Inhalt des Programms konzentrieren kann.
Deshalb haben wir uns auf drei Bereiche konzentriert:
– eine einheitliche AV-Technik in allen drei Konferenzräumen,
– eine einfache Orientierung der Teilnehmer im Raum,
– Flexibilität bei Umbauten und Änderungen der Raumaufteilung.
Weitere Fakten zum Projekt:
– digitales Navigationssystem auf dem gesamten Veranstaltungsgelände
– AV-Produktion der Konferenz und des Galaprogramms
– maßgeschneiderte Inhalte für das Foyer und die Empfangsbereiche
– einen Partner für die AV-Produktion in drei Konferenzsälen,
– kontinuierlichen technischen Support während der gesamten Laufzeit des Programms,
– Konferenzräume, die für Podiumsdiskussionen, Keynote-Vorträge und die Erstellung von Inhalten eingerichtet sind,
– ein Team, das in der Lage ist, in Echtzeit auf Programmänderungen und Umgestaltungen der Räumlichkeiten zu reagieren,
– LED-Informations- und Navigationssystem zur Orientierung von mehr als 1.400 Teilnehmern,
– ein einheitliches visuelles Erscheinungsbild in den Konferenzsälen, im Foyer und in den Partnerbereichen,
– einen Partner, der in der Lage ist, die Konferenztechnik und die AV-Produktion von Konferenzen überall in Europa sicherzustellen.
