Ako zabezpečiť AV produkciu konferencie pre viac ako 1400 účastníkov a 160 rečníkov?
Eurofi Financial Forum Dublin 2026 patrí medzi najvýznamnejšie stretnutia európskeho finančného sektora. Počas troch dní sa v Dubline stretlo viac ako 1400 účastníkov a 160 rečníkov, vrátane predstaviteľov európskych inštitúcií, centrálnych bánk, regulátorov, investorov a finančných organizácií. Fórum prebiehalo v spolupráci s írskym predsedníctvom Rady Európskej únie a pozostávalo z desiatok odborných diskusií prebiehajúcich súčasne vo viacerých konferenčných sálach. Pri takomto type podujatia nestačí zabezpečiť iba konferenčnú techniku. Kľúčovou požiadavkou bolo zabezpečiť konzistentnú technickú produkciu naprieč tromi konferenčnými sálami, podporiť plynulý priebeh paralelných programov a vytvoriť jednotný vizuálny jazyk podujatia.
Ako zabezpečiť technickú produkciu konferencie pre viac ako 1400 účastníkov a 160 rečníkov?
Ako partner pre AV produkciu konferencií a kongresov v Európe sa pravidelne stretávame s projektmi, kde je najväčšou výzvou nie technológia samotná, ale koordinácia viacerých paralelných programov. Pri Eurofi Dublin sme zabezpečili technickú produkciu troch konferenčných sál a vytvorili jednotný vizuálny systém pre orientáciu účastníkov naprieč podujatím. Od prvých návrhov sme pracovali s priestorovou simuláciou, scénografiou a tokmi účastníkov tak, aby každá sála podporovala obsah a neodvádzala pozornosť od rečníkov.
Konferenčné priestory sme navrhli ako súčasť jedného vizuálneho a produkčného systému. Účastník sa mohol počas troch dní pohybovať medzi jednotlivými diskusiami bez pocitu, že vstupuje do odlišných eventov. Konzistentnosť priestoru podporovala dôveru v značku Eurofi a vytvárala podmienky pre efektívnu výmenu poznatkov medzi účastníkmi.
Jednou z najčastejších otázok, ktorú dostávame pri medzinárodných konferenciách a kongresoch, je:
Koľko technikov potrebujete na konferenciu?
Ako zabezpečiť technickú produkciu konferencie vo viacerých sálach?
Pri podujatiach s paralelným programom vo viacerých miestnostiach odporúčame počítať minimálne s:
– 3 technikmi pre každú konferenčnú sálu,
– 1 projektovým manažérom zodpovedným za koordináciu AV produkcie,
– 2 technikmi pripravenými na priebežné prestavby miestností, úpravy foyeru a riešenie neplánovaných zmien počas podujatia.
Súčasťou projektu bola aj tretia konferenčná sála, ktorá rozšírila možnosti paralelného programu a umožnila organizátorovi vytvoriť viac priestoru pre odborné diskusie. Pri návrhu sme kládli dôraz na to, aby všetky tri priestory pôsobili ako súčasť jedného podujatia bez ohľadu na ich veľkosť či formát programu. Každá miestnosť mala vlastný technický tím, zatiaľ čo projektový manažér koordinoval požiadavky organizátora, harmonogram jednotlivých diskusií a zmeny vyplývajúce z programu. Jednou zo zmien bola transformácia konferenčnej časti na galavečer ktorý sme zrealizovali do 90 minút. Práve tento spôsob práce umožňuje eliminovať stres organizátora a prinášať pokoj aj v prostredí, kde sa denne vystriedajú desiatky panelových diskusií a stovky účastníkov.
Ako označiť miestnosti na konferencii?
Ako navigovať stovky účastníkov na konferencii?
Okrem konferenčných miestností sme pripravili aj systém LED bannerov ktoré slúžili ako informačný a navigačný prvkov. Označenie miestností, partnerských zón, členských priestorov, registrácie a foyer vytvorilo jednotný vizuálny jazyk naprieč celým podujatím a pomohlo účastníkom prirodzene sa orientovať v priestore. Pri medzinárodných konferenciách sa orientačný systém často podceňuje. Na podujatiach s viacerými sálami a stovkami účastníkov však správne označenie miestností výrazne ovplyvňuje celkový zážitok účastníkov. LED bannery umožňujú meniť obsah v reálnom čase a zároveň zachovať konzistentný vizuálny jazyk konferencie.
Čo je dôležité pri technickej produkcii konferencie vo viacerých sálach?
Pri podujatiach s viac ako 1400 účastníkmi a 160 rečníkmi nie je rozhodujúce, aká technológia sa používa. Rozhodujúce je, či sa účastníci dokážu bez problémov orientovať, či diskusie začínajú načas a či sa organizátor môže sústrediť na obsah programu.
Preto sme sa zamerali na tri oblasti:
– konzistentnú AV produkciu naprieč tromi konferenčnými sálami,
– jednoduchú orientáciu účastníkov v priestore,
– flexibilitu pri prestavbách a zmenách konfigurácie priestorov.
Ďalšie fakty o projekte:
– digitálny navigačný systém naprieč venue
– AV produkcia konferencie a galaprogramu
– obsah vytvorený na mieru pre foyer a uvítacie zóny
– jedného partnera pre AV produkciu v troch konferenčných sálach,
– konzistentnú technickú podporu počas celého programu,
– konferenčné priestory pripravené pre panelové diskusie, keynote prezentácie aj tvorbu obsahu,
– tím pripravený reagovať na zmeny programu a prestavby priestorov v reálnom čase,
– LED informačný a navigačný systém pre orientáciu viac ako 1400 účastníkov,
– jednotný vizuálny jazyk naprieč konferenčnými sálami, foyeru a partnerskými zónami,
– partnera schopného zabezpečiť konferenčnú techniku a AV produkciu konferencií kdekoľvek v Európe.
