Ako úspešne zvládnuť online meetingy?

Naše životy a sociálne zvyky sa v posledných mesiacoch zásadne zmenili vplyvom pandémie a následných obmedzení verejného života. Spoločné porady, meetingy alebo pracovné stretnutia sme vymenili za skupinové videohovory a slová ako Zoom, Teams, Webex sú už každému dobre známe. Pripravili sme si pre vás zopár tipov, ktoré vám pomôžu pri komunikácii prostredníctvom videochatu.

Zmena zo dňa na deň

Začiatkom roka 2020 si mohli mnohí z nás povedať, že sa ešte nikdy nezúčastnili skupinového videohovoru. Dnes je to bežná prax a ja osobne ich mám do týždňa niekoľko. Práca, vzdelávanie, sociálne interakcie, zábava všetko sa začalo diať v posledných mesiacoch virtuálne – v online priestore. Či už ide o neformálny videohovor medzi kolegami alebo sa účastníte online diskusie, ktorú sledujú tisíce ľudí, treba brať na vedomie určité pravidlá, aby vaše vystupovanie nepôsobilo rušivo a v určitých prípadoch možno aj trápne. Počas streamovania našich online eventov sme sa stretli s rôznymi situáciami pri videohovoroch a preto sme pre vás pripravili niekoľko tipov.

1.Internetové pripojenie

Stabilný internet s dobrou rýchlosťou je alfa a omega videokonferencie. Bez dobrého internetového pripojenia sú všetky nižšie uvedené odporúčania bezpredmetné, pretože ich nikto neuvidí alebo nebude počuť. Rýchlosť internetu dokážu zmerať rôzne weby napr.: www.speedmeter.sk. Okrem rýchlosti sťahovania (download) je potrebné sledovať aj rýchlosť odosielania (upload). Množstvo internetových poskytovateľov ponúka rýchly download, ale slabý upload. A vy budete odosielať váš obraz aj zvuk, preto je upload rovnako dôležitý ako download.

„Vaša rýchlosť pre kvalitný prenos videohovoru by mala byť minimálne 10mbs down / 10mbs up.“

Uprednostnite káblové pripojenie pred wifi. Ak nemáte možnosť pripojiť sa pomocou káblu, snažte sa umiestniť počítač čo najbližšie k wifi routru, aby ste mali čo najlepší signál. V prípade, že je internet naozaj pomalý a obraz a zvuk vypadáva – seká, odporúčame vypnúť webkameru. Účastníci Vás síce nebudú vidieť, ale kvalita zvuku by sa mala zlepšiť. Rovnako sa uistite, že máte vypnuté programy, ktoré používajú internet. Ak máte doma viac ľudí, ktorí sa pripájajú na rovnakú sieť, poproste ich aby počas videohovoru nesťahovali filmy a podobne.

2.Ničím nerušený priestor

Tiché miesto s dobrým svetlom vyrieši za vás veľa problémov. Určite neodporúčame účastniť sa videokonferencie z vašej obľúbenej kaviarne (pokiaľ v nej nie ste sami) alebo z letiskovej haly. Treba brať na vedomie, že mikrofón sníma všetky okolité ruchy a účastníci počúvajú váš hlas cez reproduktory rôznej kvality. Vo väčšine prípadov ide o malé reproduktory v mobile alebo notebooku, v ktorých ľudský hlas ľahko splynie s okolitým ruchom a váš prednes tak bude ťažko zrozumiteľný. Ak ste doma, určite nie je vhodné sedieť v kuchyni, kde za vašim chrbtom otvára manžel chladničku a vyberá si jedno „chladené“.

Tým sa dostávame k vhodnému pozadiu videohovoru. Sedieť za oknom plnej ulice, kde je stály pohyb, je pre účastníkov rušivé a znižuje aj celkovú kvalitu obrazového prenosu. Pozadie by malo byť statické, najlepšie jednej farby a bez lesklých plôch. Dnešné zabudované kamery v smartfónoch alebo notebookoch ponúkajú uspokojivé obrazové rozlíšenie, no kvôli malej optike potrebujú dostatok svetla, aby obraz nebol zašumený alebo tmavý. Svetelný zdroj (lampa, okno) by nikdy nemal byť umiestnený za vašim chrbtom. Je vhodné sedieť pred oknom, ale nie tak aby vám slnko svietilo priamo do tváre a oslepovalo vás.

Postaráme sa o váš online event >

3.Využívajte technické možnosti na maximum

Váš počítač je pre vás ako monopost pre jazdca formule, preto by mal byť v dobrom technickom stave. Skontrolujte si, či počítač nie je zahltený vírusmi alebo malwérom, mohlo by to ohroziť bezpečnosť videokonferencie. Aktualizujte operačný systém, rovnako ako aj program, cez ktorý vediete videohovor. Odskúšajte mikrofón a webkameru ešte pred začatím, každý program disponuje funkciou „test microphone and camera“ kde uvidíte zelený indikátor zvuku a živý obraz kamery.

Väčšina notebookov má otvor mikrofónu umiestnený nad klávesnicou, preto nepokladajte na klávesnicu papiere a podobne – prekrytím mikrofónu bude zvuk nezrozumiteľný. Ak je váš hlas počuť v hovore dva krát, píska alebo má ozvenu, použite slúchadlá. Konferenčné programy majú možnosť zdieľania pracovnej plochy, to znamená, že okrem kamery budú ostatní vidieť aj plochu monitoru. Je to ideálny nástroj na zobrazenie agendy alebo podporenie slovného výkladu prezentáciou. Túto funkciu si odskúšajte dopredu, aby ste náhodou nezdieľali aj nechcené dáta.

4.Aj videohovor má svoj bontón a etiku

Rešpektujte ostatných a neskáčte si do reči, to je základné pravidlo. Ak chcete reagovať, vždy počkajte kým daný účastník dokončí celú vetu. Treba si uvedomiť, že ak hovoríte dvaja naraz, zvuky splynú do seba a nebude rozumieť ani jednému. Pred vašou prezentáciou je dobré vyzvať divákov aby prípadné otázky alebo postrehy písali do chatu a na konci sa k týmto otázkam môžete vrátiť a viesť diskusiu. Ak nehovoríte, vypnite si mikrofón. Používaním zázračného tlačidla ,,mute microphone“ predídete nežiadúcim zvukom a rušivým vplyvom, nikto nechce počúvať sŕkanie kávy alebo odkašliavanie si. Váš vzhľad a oblečenie sú rovnako dôležité ako pri klasickom stretnutí – reprezentujete seba alebo svoju spoločnosť. Hovorte stručne a neodbočujte od témy. Je vedecky dokázané, že pozornosť divákov pri online konferencii je niekoľko násobne kratšia. Koncentrujte sa iba na videohovor, množstvo ľudí počas videokonferencie pozerá do svojho mobilného telefónu, odpisuje na emaily alebo telefonuje – to pôsobí neúctivo voči ostatným.

Záverom vám chceme popriať úspešné online komunikovanie a čo najmenej výpadkov internetu. Dúfame, že sa svet vráti čoskoro do normálu. Jedno je však isté, koronavírus raketovým tempom urýchlil rozšírenie online eventov a virtuálna zložka bude neodmysliteľnou súčasťou každej konferencie.

 

Tomáš Forgáč

Executive director