Ako funguje rentálová firma v čase korony? Časť 1

Na svete asi niet momentálne človeka, ktorý by mohol povedať, že ho situácia so šírením koronavírusu nijako neobmedzila alebo nezmenila jeho bežný život. Situácia nabrala rýchly spád už začiatkom marca. U nás to začalo postupným rušením zahraničných výstav a eventov na marec a apríl. Stále sme dúfali, že menšie eventy a konferencie na Slovensku budú pokračovať a situácia sa v Európe o mesiac – dva stabilizuje.

Situácia vo svete eventov

Už na bratislavskej výstave Event Expo, kde sme boli ako vystavovateľ sme pociťovali, že nás čaká neľahké obdobie a zhodli sa na tom aj naše partnerské firmy.

Druhý marcový týždeň však prekonal všetky naše katastrofické a krízové scenáre. V priebehu pár dní sa kompletne zrušili všetky akcie a akákoľvek činnosť v eventovej oblasti bola pozastavená alebo presunutá na jesenné obdobie.

Nastal čas prehodnotiť a nastaviť nové fungovanie vo firme a zaviesť nové organizačné pravidlá. Bolo treba konať veľmi rýchlo, pretože situácia sa menila doslova zo dňa na deň. Vláda začínala sprísňovať opatrenia a prvé dni od vypuknutia nákazy na Slovensku sme ani nevedeli či budeme môcť ísť na druhý deň do práce. Naše nové heslo bolo bezpečnosť a efektívna stabilita. Na všetko sme sa snažili zareagovať čo najrýchlejšie a nový plán fungovania sme vypracovali tak aby bol hotový a odprezentovaný ešte do konca týždňa od kedy sme evidovali na Slovensku prvý prípad nákazy.

Bezpečnostné opatrenia

V rámci bezpečnostných opatrení sme zaviedli prísne hygienické normy. Zamestnanci boli poučení ako v čo najväčšej miere predísť riziku šírenia nákazy vo firme a dostali prostriedky osobnej ochrany – rúška, dezinfekciu, rukavice a pod.

čistenie a dezinfekcia na dennom poriadku

Okrem hygienických opatrení sme zaviedli aj rozsiahle organizačné zmeny.

Prvým krokom bolo rozdeliť ľudí na dva teamy, ktoré sa budú každý týždeň striedať v práci a udržovať chod firmy. Dôležité bolo rozdelenie funkcií aby sa v každej skupine nachádzal zodpovedný pracovník za jednotlivé sekcie, či už ide o projekt manažment, sklad alebo technikov – zvuk, svetlo, video.

Týmto sme zamedzili úplnému ochromeniu a totálnej karanténe všetkých zamestnancov v prípade, že by sa u niekoho z nás vyskytli príznaky ochorenia. Ak by k tomu došlo, daný team zostane v domácej karanténe, firma prejde dekontamináciou a druhý team pokračuje ďalej. Počas dňa dodržiavame ďalšie organizačné pravidlá, základom je čo najmenej spoločného kontaktu. Hromadné porady v zasadačke sa preniesli do online priestoru a väčšinu firemnej komunikácie riešime elektronicky.

                        každý má vyhradený svoj priestor                                                zasadačka sa zmenila na production office

Izolácia a plány do budúcna

Všetky práce plánujeme tak, aby mohol človek v rámci možností pracovať samostatne a vo vyhradenom priestore. Vytvorili sme niekoľko oddelených pracovísk servis – office – produkcia – štúdio. Prvé týždne korona krízy vyzerali tak, že v lete už budú pravdepodobne akcie, preto sme situáciu poňali ako čas, kedy môžeme spraviť kompletnú inventúru a servis techniky v sklade, vypracovať efektívnejšie postupy či už ide o obchodné veci alebo samotné montážne postupy a logistiku.

Dnes už je situácia iná, triezvym pohľadom je jasné, že pravdepodobne žiadne akcie v lete nebudú.

Bolo potrebné sa zamyslieť ako fungovať ďalej, pretože servisovať techniku a pracovať na lepšom systéme sa do nekonečna bez príjmu nedá. To ako sme vytvorili virtuálne eventy a postavili štúdio sa dočítate v ďalšom pokračovaní už zajtra.